Распоряжение администрации г. Чебоксары ЧР от 03.03.2015 N 43-р "Об утверждении нормативных актов по делопроизводству в администрации города Чебоксары" (вместе с "Инструкцией...", "Положением о порядке подготовки и издания правовых актов администрации города Чебоксары")
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЧЕБОКСАРЫ
ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 3 марта 2015 г. № 43-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЧЕБОКСАРЫ
В соответствии с Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики, утвержденными постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 28 мая 2010 г. № 164, и в целях совершенствования организации работы с документами и обеспечения единого порядка документирования:
1. Утвердить:
- Инструкцию по делопроизводству в администрации города Чебоксары (приложение № 1);
- Положение о порядке подготовки и издания правовых актов администрации города Чебоксары (приложение № 2).
2. Признать утратившими силу распоряжения администрации города Чебоксары от 15.04.2003 № 890-р "Об утверждении нормативных актов по делопроизводству в администрации города Чебоксары", от 20.01.2012 № 90, от 10.02.2012 № 429-р, от 01.06.2012 № 1849-р "О внесении изменений в распоряжение администрации города Чебоксары от 15.04.2003 № 890-р".
3. Главам администраций районов города Чебоксары (Михайлов Я.Л., Прокопьев Н.П., Петров А.Н.), Заволжскому территориальному управлению (Крутиков С.И.) в своей работе руководствоваться вышеназванными нормативными актами по делопроизводству.
4. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя главы администрации - руководителя аппарата Маклыгина А.Ю.
Глава администрации
города Чебоксары
А.О.ЛАДЫКОВ
Приложение № 1
Утверждена
распоряжением
администрации
города Чебоксары
от 03.03.2015 № 43-р
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЧЕБОКСАРЫ
I. Общие положения
1.1. Настоящая инструкция по делопроизводству в администрации города Чебоксары (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства и обеспечения контроля исполнения документов.
Инструкция устанавливает общие требования документирования деятельности и организации работы с документами несекретного характера в администрации города Чебоксары (далее - Администрация) и ее структурных подразделениях.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Чувашской Республики в сфере делопроизводства и архивного дела, Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики, утвержденными постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 28.05.2010 № 164, а также с учетом положений ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, а также хранение и использование документов. Система электронного документооборота должна обеспечивать выполнение требований Инструкции.
1.4. Делопроизводство с документами, содержащими государственную тайну (секретное делопроизводство), ведется согласно специальным нормативным актам. Перечень таких документов представлен в Федеральном законе "О государственной тайне".
В целях обеспечения сохранности сведений ограниченного распространения распоряжением администрации утвержден Перечень сведений ограниченного распространения.
1.5. Организация, ведение делопроизводства, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Администрации возлагается на заместителя главы администрации - руководителя аппарата.
1.6. Ответственность за состояние делопроизводства в структурных подразделениях Администрации возлагается на руководителей подразделений.
Руководители структурных подразделений Администрации обязаны:
- знать и точно выполнять требования, установленные настоящей Инструкцией;
- не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера или утрате документов;
- рассматривать поступающие документы в день их получения и организовывать контроль за их исполнением;
- требовать от подчиненных своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний);
- обеспечивать контроль за качеством подготавливаемых документов и правильностью их оформления.
1.7. Ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации возлагается на специалистов согласно должностным инструкциям.
1.8. Работники структурных подразделений администрации несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, за сохранность находящихся у них служебных документов, в случае утраты они обязаны немедленно доложить руководителю подразделения или заместителю главы администрации - руководителю аппарата.
1.9. Разглашение содержания служебных документов, передача документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководства Администрации по запросу.
1.10. При перемещении по службе или увольнении муниципальный служащий обязан передать все находящиеся у него документы своему непосредственному начальнику или иному должностному лицу, определенному руководителем подразделения, по акту приема-передачи дел.
II. Документирование управленческой деятельности
Деятельность Администрации обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией Администрации, ее задачами и функциями.
В состав документационной базы входят:
организационно-правовые документы (Устав муниципального образования города Чебоксары - столицы Чувашской Республики, Положение об администрации города Чебоксары, положения о структурных подразделениях Администрации, штатные расписания, должностные инструкции работников и т.д.);
правовые и распорядительные (постановления и распоряжения администрации города Чебоксары по основной деятельности, договоры, соглашения, приказы руководителей структурных подразделений администрации и др.);
справочно-информационные (протоколы, акты, докладные, служебные и объяснительные записки, письма, справки, сводки, таблицы, отчеты, телеграммы, факсы и т.д.);
документы по личному составу (распоряжения администрации города по личному составу, приказы, личные карточки, лицевые счета по зарплате, личные дела и т.д.);
документы бухгалтерского учета отчетности (ведомости, книги, отчеты, сметы, акты ревизий и т.д.);
документы по материально-техническому снабжению (акты, предписания, инструкции, наряды и т.д.).
III. Правила оформления документов
3.1. Требования к подготовке и оформлению документов
3.1.1. При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие их юридическую силу, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки с помощью средств вычислительной техники.